מחשב במשרד נתקע, איש התמיכה מתחבר מרחוק, והעבודה חוזרת לשגרה. זה שירות מועיל שחוסך זמן. השאלה שכדאי לשאול אחר כך היא מי עוד יכול להתחבר למחשב הזה, ובאילו תנאים.
בעסק עשויים להיות כמה מסלולי גישה במקביל: כלי של חברת המחשוב, חיבור של ספק התוכנה העסקית וגישה שהותקנה פעם לצורך טיפול נקודתי. כל מסלול צריך להיות מוכר, מוצדק ובאחריות של מישהו. המטרה היא לדעת מי רשאי להיכנס ולוודא שההרשאה מתאימה לצורך.
מי צריך את הגישה, ומתי?
ניקח דוגמה להמחשה: ספק מתחבר למחשב כדי לבדוק תקלה בתוכנת הנהלת החשבונות. האם העובדת צריכה לאשר כל חיבור, או שהספק יכול להתחבר גם כשהיא אינה ליד המחשב? האם הגישה מוגבלת למחשב הזה? ומה קורה כשההתקשרות עם הספק מסתיימת?
אין תשובה אחת שמתאימה לכל עסק. תמיכה בזמן שהעובד נוכח שונה מתחזוקה מתוכננת בשעות הלילה. גישה קבועה יכולה להיות מוצדקת, אבל צריכה להיות החלטה מודעת, עם הרשאות מוגדרות ואפשרות לבטל אותה.
חשוב גם להפריד בין הרשאה להתחבר לבין הרשאה לבצע שינויים. מי שצריך לבדוק פעולה בתוכנה לא בהכרח צריך הרשאות ניהול מלאות במחשב.
רשימת תוכנות מותקנות היא התחלה. צריך לברר גם מי שולט בחשבונות שמפעילים אותן, האם הגישה דורשת אישור מקומי, והאם היא נשארת זמינה כשהעובד מתנתק.
בחלק מכלי התמיכה אפשר להתחבר בלי שהמשתמש מפעיל קודם חיבור לרשת המשרד. לכן ביטול משתמש במסלול גישה אחד אינו מוכיח שכל הדרכים האחרות נסגרו.
חשבון אישי של נותן השירות מקל לקבוע למי ניתנה הרשאה ולבטל אותה בעת הצורך. כדאי לבדוק שימוש באימות נוסף, בהתאם ליכולות המערכת, ואת זמינות רישום החיבורים: מי התחבר, מתי ולאיזה מחשב. הרישום מסייע לבדיקה; הוא אינו מוכיח לבדו שכל פעולה שבוצעה הייתה מוצדקת.
גם העובדים צריכים לדעת איך נראה תהליך התמיכה המאושר. פנייה מפתיעה שמבקשת להתקין כלי או למסור קוד חיבור מצריכה בדיקה מול איש הקשר המוכר, באמצעות פרטים שכבר נמצאים בידי העסק.
מסיימים הרשאות בזמן
לפני הסרת כלי מוכר בודקים מי תלוי בו. ממפים את השימושים, מתאמים עם נותני השירות ואז מצמצמים מסלולים כפולים או ישנים.
לכל גישה קבועה כדאי להגדיר בעל אחריות ומועד לבדיקה מחדש. סיום העסקה, החלפת ספק והחלפת מחשב הם הזדמנויות לבדוק שההרשאות עוד מתאימות. בסיום הבדיקה צריך להיות ברור גם כיצד מבטלים גישה כשצריך, ומי מוסמך לבקש זאת.
בעל העסק אינו צריך להכיר כל הגדרה טכנית. הוא כן צריך לקבל תשובה ברורה לשאלה מי יכול להתחבר, למה ובאיזו הרשאה. Suntech יכולה לסייע בבדיקת כלי התמיכה והגישה מרחוק בעסק שלכם.